Tòa nhà Viettel 285 Cách Mạng Tháng 8. Tòa nhà Viettel Complex Tower có 2 Tháp A và Tháp B. Tháp A cao 30 tầng được xây dựng dành riêng cho khối văn phòng của Tập đoàn viễn thông và quý khách hàng khi có nhu cầu thuê văn phòng tại tòa nhà. Tháp B có công năng là khách sạn 5 sao, văn phòng cho thuê với tổng là 24 tầng. Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng sẽ bao gồm các hoạt động sau: Quản lý Tài chính Quản lý Nhân sự Quản lý Khách hàng Vận hành, bảo trì hệ thống kỹ thuật Việc sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng sẽ giúp cho Chủ đầu tư không cần phải đau đầu về vấn đề nhân sự, quản lý. Từ đó giúp tiết kiệm được công sức cũng như nhiều khoản chi phí. Quản lý tòa nhà văn phòng là các hoạt động bao gồm các lĩnh vực về quản lý và vận hành tòa nhà văn phòng. Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng ra đời giúp cho các tòa nhà hoạt động hiệu quả và ổn định thời gian dài. Bên cạnh đó, giúp cho các chủ đầu tư tiết kiệm nguồn nhân lực cũng như tối ưu hóa chi phí cho cả tòa nhà 1. Thuật ngữ Hệ thống quản lý tòa nhà BMS/IBMS: 1: 2. Khái niệm tổng quan về Hệ thống quản lý Tòa nhà BMS/IBMS: 2 2.1 Những điều cơ bản về hệ thống BMS: 2 2.2. Phân loại hệ thống BMS: 5: 3. Các đặc tính kỹ thuật nổi bật của hệ thống quản lý tòa nhà IBMS Sở Xây dựng cũng đề nghị, các quận, huyện, thị xã quản lý chặt hoạt động đầu tư xây dựng công trình trên địa bàn, đặc biệt là việc chấp hành quy định pháp luật về xây dựng, về phòng cháy, chữa cháy. Đồng thời, các địa phương xây dựng kế hoạch, kiểm tra J5rA5. Hiện nay, nhiều tòa nhà được xây dựng và hoạt động dành riêng cho các công ty doanh nghiệp, văn phòng thuê để làm việc nên tập trung một lượng lớn người tại tòa nhà. Vấn đề quản lý, vận hành tòa nhà trở nên cần thiết để các công ty, văn phòng hoạt động kinh doanh một cách tốt nhất. Vậy, quản lý tòa nhà văn phòng là gì? và thực hiện những công việc gì? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé! Quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Quản lý tòa nhà văn phòng là một bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, vận hành mọi hoạt động, không gian làm việc của các doanh nghiệp đảm bảo cho các doanh nghiệp hoạt động ổn định và an toàn nhất. Cụ thể đơn vị này sẽ kiểm soát không gian làm việc, hệ thống điện nước, điều hòa, hệ thống hầm gửi xe, dịch vụ vệ sinh, hệ thống an ninh tòa nhà,… Đơn vị này có vai trò cực kỳ quan trọng, mang đến một hình ảnh chuyên nghiệp và tăng giá trị cho tòa nhà. Chất lượng quản lý văn phòng là yếu tố quyết định việc định giá giá trị tòa nhà cũng như thu hút khách hàng thuê. Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi thuê văn phòng tại các tòa nhà sẽ tìm hiểu về vị trí , giá và đơn vị chủ đầu tư thì đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng cũng là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Xem thêm>> Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng thực hiện những công việc gì? * Quản lý nhân sự Bộ phận quản lý tòa nhà gồm nhiều nhân sự khác nhau phụ trách những mảng công việc khác nhau để đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của khách thuê văn phòng. Việc quản lý nhân sự chính là trách nhiệm của bộ phận quản lý, đây là đơn vị sẽ giám sát toàn bộ nhân viên như lễ tân, nhân viên điều hành, bảo vệ, nhân viên vệ sinh,…đảm bảo hoàn thành mọi công việc và đảm bảo những tiêu chuẩn đề ra. * Quản lý tài chính Đơn vị vận hành tòa nhà văn phòng sẽ làm việc tực tiếp với khách thuê nên có trách nhiệm giải quyết các vấn đề về tài chính, chi phí thuê văn phòng. Vì vậy, đơn vị quản lý phải có quy trình làm việc, phải minh bạch trong quản lý tài chính đây là yếu tố tạo nên sự chuyên nghiệp cho đơn vị quản lý và tạo được niềm tin cho khách thuê. * Chăm sóc khách hàng Đây là bộ phận sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, giải quyết mọi thắc mắc, như cầu của khách thuê văn phòng một cách tinh tế. Đem lại sự hài lòng cho khách hàng là nhiệm vụ tiên quyết giúp làm tăng uy tín của đơn vị quản lý. * Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhà Một tòa nhà tòa nhà cao tầng muốn hoạt động ổn định cần vận hành cấc kỹ thuật hạ tầng như hệ thống thông gió, hệ thống điện – nước, hệ thống điều hòa, hệ thống mạng internet, hệ thống camera giám sát,… Việc vận hành kỹ thuật, lên lịch bảo trì, bảo dưỡng hay sửa chữa sẽ đơn vị quản lý tòa nhà chịu trách nhiệm. Đảm bảo vận hành kỹ thuật hệ thống tòa nhà tốt góp phần vào việc hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp cũng đảm bảo và hiệu quả công việc được tăng cao. Xem thêm bài viết>> Danh sách công ty quản lý tòa nhà tại hà nội Vận hành kỹ thuật tòa nhà văn phòng nhiệm vụ quan trọng * Đảm bảo dịch vụ vệ sinh Đảm bảo công tác vệ sinh chung của toàn bộ tòa nhà là việc làm hết sức quan trọng. Đội ngũ dọn vệ sinh phải đảm bảo vệ sinh của các khu vực như sảnh lễ tân, các hành lang chung giữa các doanh nghiệp khác nhau, các tầng khác nhau, khu vệ sinh công cộng,… Vệ sinh sạch sẽ các không gian làm việc, sự hài lòng của khách hàng sẽ tăng cao và tăng sự uy tín cửa đơn vị vận hành tòa nhà. Vệ sinh tòa nhà văn phòng. ảnh minh họa * Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhà Một tòa nhà văn phòng là nơi tập trung số lượng người làm việc tương đối lớn và luôn phải đón tiếp các khách ra vào tòa nhà để giao dịch với các doanh nghiệp đòi hỏi công tác an ninh phải được đảm bảo trong suốt thời gian công sở làm việc. Các hệ thống camera giám sát phải hoạt động ổn định, nhân viên an ninh với nghiệp vụ tốt sẽ góp phần vào việc đảm bảo hoạt động của tòa nhà được ổn định và an toàn nhất. Với những kiến thức và chia sẻ trên đây hi vọng sẽ giúp các bạn hiểu được rõ hơn về nghiệp vụ quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Thực hiện những công việc gì? Để tham khảo thêm những thông tin hữu ích hơn các bạn có thể xem thêm chuyên mục Cẩm nang tòa nhà của chúng tôi nhé. Nguồn Theo Tòa nhà văn phòng thường có lượng người hoạt động nhiều nên cần phải có các bộ phận quản lý tòa nhà để duy trì hoạt động một cách có tổ chức và chuyên nghiệp. Qúa trình quản lý vận hành tòa nhà là thước đó chính xác nhât về độ chuyên nghiệp và mức uy tín của tòa nhà đó trên thị bài viết này Việt Long Office xin mời các bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về quá trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là như nào Lục Bài Viết1 Thế nào là Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng?2 Quy Trình Quản Lý vận hành tòa nhà văn Quản Lý Hợp Đồng thuê văn Quy Trình Khách Quy Trình An Quy Trình Vận Hành Thiết Bị Kỹ Thuật trong tòa Quy Trình Vệ Sinh tòa nhà3 Quy định về quản lý vận hành tòa nhà văn phòng4 Lời KếtThế nào là Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng?Đầu tiên hãy tìm hiểu về tòa nhà văn phòng là gì? Tòa nhà văn phòng là tòa nhà được các nhà đầu tư, xây dựng để cho các doanh nghiệp, tổ chức thuê làm văn phòng làm việc. Các tòa nhà được xây dựng với số lượng tầng theo quy định của từng khu vực. Thường sẽ nằm ở những vị trí trung tâm tập trung đông dân cư, thuận lợi cho việc giao thương kinh lý vận hành tòa nhà văn phòng là việc liên quan đến quản lý các hoạt động cho tòa nhà đó hoạt động một cách hiệu quả. Hỗ trợ khách hàng sử dụng các tiện ích, bảo dưỡng kỹ thuật, thiết bị trong tòa nhà,.. để khách hàng khi thuê văn phòng được sử dụng làm văn phòng không bị gián đoạn công việc khi bị hỏng hóc gì đó như mất nước, mất điện, thang máy hỏng,..Vì vậy mà công tác quản lý vận hành tòa nhà văn phòng là công việc quan trọng vì có thể ảnh hưởng đến rất nhiều doanh nghiệp làm việc tại tòa nhà nếu có sự cố xảy thêm bài viết BMS Là gì? Bạn có biết về hệ thống quản lý tòa nhà văn phòng BMS?Quy Trình Quản Lý vận hành tòa nhà văn phòngCác công việc quản lý vận hành tòa nhà văn phòng sẽ thực hiện theo quy trình, để đảm bảo các hoạt động quản lý đem lại hiệu quả cao Lý Hợp Đồng thuê văn phòngVề hợp đồng thuê văn phòng phải được chuẩn bị ký về các điều khoản, quy định. Phải nêu lên được những điểm quan trọng như giá cả, khi thanh toán sẽ trả theo đồng tiền nào, trả vào ngày tháng năm các điều khoản cơ bản quy định có trong hợp đồng. Sau khi khách hàng đồng ý với các điều khoản có trong hợp đồng thuê văn phòng và ký kết hợp đồng thì sẽ có bộ phận chuyên quản lý hợp đồng sẽ thực hiện theo các quy trình sauQuy trình ký kết hợp đồng cho thuê văn phòng và những quy định cụ thể giữa các trình thu tiền trình thu tiền dịch trình thanh lý hợp Trình Khách HàngQuy trình này là nhằm phục vụ khách hàng. Dịch vụ sử dụng phòng, hướng dẫn khách hàng sử dụng các phòng chức năng như thế nào? Xử lý kịp thời, hiệu quả các khiếu nại của khách hàng. Quy trình khách hàng sẽ được thực hiện theo các quy trình sauQuản lý và sử dụng văn giá mức hài lòng của khách lý và giải quyết các khiếu nại của khách hàng về vấn đề liên quan đến tòa an toàn, an ninh của khách lý tài sản của khách lý vệ sinh của khách lý thiết bị chung, dịch vụ của tòa Trình An NinhQuy trình này nhằm đảm bảo an toàn trật tự tòa nhà, kiểm soát an an ninh sẽ gồm các hoạt độngPhòng cháy, chữa cháy của tòa tra bộ phận bảo luyện cho nhân viên về an toàn phòng cháy chữa soát tài sản, hàng soát khách tham quan, nhân vụ trông xe ô tô, gắn máy, xe đạp.Quy Trình Vận Hành Thiết Bị Kỹ Thuật trong tòa nhàNhằm bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị của tòa nhà khi bị hư hỏng nhưSửa chữa, bảo trì tòa trì các công trình xây dưỡng thang máy, máy điều hoà…Quy Trình Vệ Sinh tòa nhàNgoài vận hành các thiết bị kỹ thuật cao thì cũng cần phải vận hành vệ sinh của tòa nhà. Vì vệ sinh là nhu cầu thiết yếu mà tòa nhà nào cũng cần cóLên kế hoạch vệ sinh các khu vực tại tòa lý rác thải, phế phẩm trong và ngoài tòa tin bạn nên tìm hiểu Coworking space là gì? Những Lưu ý quan trọng về Coworking SpaceQuy định về quản lý vận hành tòa nhà văn phòngViệc quản lý vận hành tòa nhà văn phòng cần phải tuân thủ theo một số quy định của pháp luật như sau+ Cơ điện Theo quy định, trước khi tòa nhà đưa vào sử dụng thì phải đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về cơ điện. Ban quản lý vận hành tòa nhà cần phải kiểm tra cẩn thận, chạy thử cũng như sửa chữa lại nếu có vấn đề, sao cho đảm bảo về mặt an toàn trước khi tòa nhà đưa vào sử cháy chữa cháy Tất cả các tòa nhà phải tuân thủ luật phòng cháy chữa cháy của nhà nước. Cụ thể phải lắp đặt các thiết bị phục vụ việc báo cháy cũng như chữa cháy phù hợp với quy định của pháp vệ Tòa nhà phải có đội ngũ bảo vệ để quản lý về trật tự an ninh cho tòa nhà. Đồng thời bảo vệ khách hàng và tài sản của khách hàng được an toàn, không để xảy ra tình trạng trộm cắp khi đến nơi làm ra, còn rất nhiều quy định khác về quản lý tòa nhà cần phải chú KếtTrên đây là những kiến thức chung và cơ bản nhất về việc quản lý vận hành tòa nhà văn phòng các bạn nên biết. Hy vọng bài viết này chúng tôi đã giúp các bạn có cái nhìn tổng quan hơn về ngành nghề quản lý tòa quản lý vận hành của một tòa nhà không phải là công việc dễ dàng, nên cần phải tuân thủ theo quy trình và quy định của pháp luật. Để duy trì hoạt động của tòa nhà văn phòng thì chắc chắn không thể thiếu quy trình quản lý để có cách làm việc hiệu quả nhất. Cùng với sự phát triển của xã hội, các tòa nhà chung cư xuất hiện ngày càng nhiều, các cao ốc cũng liên tục được khởi công nhằm đáp ứng những nhu cầu cấp thiết về nơi ở của cộng đồng, nhiều tòa nhà có giá trị lên đến hàng nghìn tỷ đồng. Do đó, việc quản lý vận hành các tòa nhà cần phải được chú trọng hơn. Nhưng làm thế nào để xây dựng nên một quy trình quản lý vận hành tòa nhà đúng tiêu chuẩn? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây. GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ Quản lý vận hành tòa nhà được định nghĩa đơn giản là những hoạt động liên quan đến việc quản lý và đưa tòa nhà vào hoạt động một cách trơn tru, an toàn và hiệu quả nhất. Đồng thời, nhân viên phải được điều tiết hợp lý sao cho chi phí được giữ ở mức tối thiểu trong khi hiệu quả đạt được là tối đa. Hỗ trợ khách hàng để giúp cho khách hàng tận dụng tối đa các tiện ích của tòa nhà. Một trong những nhiệm vụ cần thiết và cực kỳ quan trọng trong chuỗi hoạt động quản lý tòa nhà là chăm sóc khách hàng và bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị và kỹ thuật trong tòa nhà. Việc thuê dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà giúp chủ đầu tư tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể cho việc vận hành và kinh doanh tòa nhà của mình mà vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp và xử lý một cách chuyên nghiệp nhất. Quản lý tòa nhà bao gồm 3 loại chính Quản lý tòa nhà văn phòng, quản lý tòa nhà chung cư, quản lý khách sạn hoặc căn hộ cho thuê cao cấp. Ở mỗi lĩnh vực khác nhau sẽ có một cách quản lý tòa nhà văn phòng phù hợp. Sau đây là bộ quy trình quản lý tòa nhà chuyên nghiệp mà POTS muốn chia sẻ với các bạn VÌ SAO NÊN QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ Việc quản lý vận hành tòa nhà mang lại nhiều lợi ích khác nhau; trong đó có thể kể đến các lợi ích như sau Đảm bảo an toàn Quản lý và vận hành tòa nhà càng được thực hiện một cách chuyên nghiệp, chỉnh chu đúng quy trình sẽ mang lại cho cư dân một môi trướng sống an toàn. Từ khâu an ninh cho đến các khâu bảo trì hệ thống và kể cả việc vệ sinh. Nếu có vấn kỳ vấn đề nào xảy ra sẽ đảm bảo được xử lý kịp thời và nhanh chóng nhất. Không chỉ an toàn mà việc quản lý vận hành tốt sẽ giúp cư dân có được sự thoải mái và thuận tiện khi sinh sống tại tòa nhà. Phòng tránh và xử lý kịp thời rủi ro Để tất cả các hoạt động bên trong một tòa nhà chung cư hay trung tâm thương mại hoạt động một cách suôn sẻ thì yếu tố tiên quyết đó là luôn phòng tránh được rủi ro. Do đó, việc quản lý vận hành tòa nhà sẽ đảm bảo được điều này. Nhờ có quy trình nghiêm ngặt kiểm tra các hệ thống một cách định kỳ thường xuyên. Đội ngũ kỹ thuật, an ninh luôn sẵn sàng làm việc thì chắc chắn sẽ khắc phục sự cố hay rủi ro không mong muốn một cách an toàn, nhanh chóng và đúng nghiệp vụ chuyên môn nhất. Nâng cao thương hiệu và giá trị của tòa nhà Một tòa nhà được vận hành theo quy trình khép kín, đảm bảo an toàn, phòng tránh rủi ro nhanh chóng thì chắc chắn sẽ đem đến cho cư dân sinh sống và người sở hữu sự hài lòng cao nhất. Đây chính là một nhân tố quan trọng để nâng cao thương hiệu cũng như giá trị của tòa nhà. Do đó nhiều chủ đầu tư đã phải kỹ càng trong khâu chọn lựa một đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp. Bởi chính điều này đảm bảo cho họ có được sự tin tưởng của nhiều khách hàng đối với các sản phẩm bất động sản hình thành trong tương lai. NHỮNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬN HÀNH TÒA NHÀ ĐÚNG TIÊU CHUẨN Quy trình quản lý vệ sinh tòa nhà Một trong những lưu ý quan trọng nhất trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà là vấn đề vệ sinh. Các tòa nhà cần được vệ sinh thường xuyên và định kỳ vì số lượng người sinh sống và đi lại hằng ngày là rất lớn. Ban quản lý tòa nhà cần phải thiết lập các nguyên tắc và quy định phù hợp cho đội ngũ nhân viên để đảm bảo sự sạch sẽ của hệ thống tòa nhà. Nguyên tắc này có thể bao gồm việc xử lý rác thải, các khu vực cần được làm sạch từ bên trong đến bên ngoài của tòa nhà, ... Quy trình quản lý vệ sinh thường được xử lý bởi một đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp và sẽ được thực hiện như sau Khảo sát các hạng mục và diện tích của từng hạng mục. Lên kế hoạch vệ sinh sau khi đánh giá tình hình Tiến hành vệ sinh các hạng mục. Lên kế hoạch các phương án hỗ trợ để đảm bảo hiệu quả trong quá trình quản lý sử dụng nhà chung cư, văn phòng. Bài viết liên quan Chi phí quản lý tòa nhà là gì ? Cách tính tối ưu nhất cho doanh nghiệp Quy trình quản lý khách hàng Các tòa nhà hiện nay là nơi sinh sống của rất nhiều khách hàng thuộc nhiều tầng lớp khác nhau. Để tối ưu trải nghiệm của khách hàng và đảm bảo công tác an ninh, việc quản lý này đòi hỏi sự khéo léo và kỹ năng chuyên nghiệp. Quy trình quản lý khách hàng thường được thực hiện qua các bước Lập danh sách khách hàng cần được quản lý. Thành lập bộ phận chăm sóc khách hàng bao gồm giải quyết vấn đề, giải đáp thắc mắc, tiếp nhận ý kiến đóng góp… Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi đến tòa nhà Kết hợp với bộ phận an ninh giữ gìn trật tự của tòa nhà. Trang trí tòa nhà theo yêu cầu của khách hàng Đào tạo và giám sát tác phong, thái độ của nhân viên tòa nhà đối với khách hàng. Bảo hành, sửa chữa lỗi căn hộ cho khách hàng Quy trình quản lý các nhà thầu Quản lý nhà thầu là công tác vô cùng cần thiết trong các quy trình quản lý tòa nhà văn phòng. Sẽ có thêm các nhà thầu liên quan đến việc vận hành tòa nhà như xây dựng, sửa chữa, bảo trì hệ thống , ngoài việc dọn dẹp, cây cối, an ninh, và các nhà thầu khác phục vụ trực tiếp cho việc quản lý tòa nhà. Quy trình quản lý và giám sát nhà thầu sau đây có thể được sử dụng để làm cho việc quản lý hiệu quả hơn Khảo sát tình hình và tiếp nhận ý kiến chung về các kế hoạch phát triển nhà thầu Lên kế hoạch chi phí. Lập ra kế hoạch mời nhà thầu chi tiết Lập kế hoạch quản lý các nhà thầu. Giám sát tiến độ công việc của các nhà thầu và yêu cầu báo cáo theo tuần/tháng Quy trình triển khai công tác quản lý an ninh tòa nhà Quản lý an ninh tòa nhà là một khâu quan trọng trong quy trình quản lý vận hành nhà chung cư chuyên nghiệp. Giám sát camera an ninh, bảo vệ bên trong và bên ngoài tòa nhà, bảo vệ phương tiện đi lại cho cư dân của tòa nhà,... là những hạng mục nằm trong quy trình quản lý an ninh tòa nhà. An ninh và an toàn của tòa nhà sẽ là một điểm cộng rất lớn, vì thế quy trình quản lý an ninh cũng cần được thực hiện chi tiết theo các giai đoạn dưới đây Khảo sát chi tiết tổng thể của tòa nhà bao gồm thiết kế, lối ra vào… Khảo sát an ninh khu vực và đánh giá thực trạng an ninh. Đưa ra các phương án bố trí nhân viên bảo vệ để đảm bảo an ninh tuyệt đối Triển khai các công việc cụ thể để bảo vệ an ninh tòa nhà. Xây dựng phương án dự phòng nhằm đề phòng sự cố xảy ra, Thiết lập các quy định, đào tạo, tập huấn cho nhân viên về vấn đề PCCC Quy trình quản lý vận hành tòa nhà về kỹ thuật, khoa học Hệ thống kỹ thuật càng tiên tiến, hiện đại thì việc bảo trì, sửa chữa và vận hành tòa nhà càng dễ dàng. Do đó, ban quản lý cần phải xây dựng công tác quản lý vận hành tòa nhà về kỹ thuật, khoa học một cách hợp lý. Quy trình này thường được thực hiện như sau Khảo sát toàn bộ hệ thống kỹ thuật nhằm phục vụ cho công tác vận hành tòa nhà. Kiểm tra, đánh giá thực trạng của toàn bộ thiết bị bên trong tòa nhà và tìm ra phương án khắc phục sự cố Lập ra kế hoạch vận hành cụ thể cho toàn bộ hệ thống kỹ thuật của tòa nhà đồng thời phải đảm bảo an toàn tuyệt đối Xây dựng phương án giải quyết các sự cố kỹ thuật. Đưa ra kế hoạch bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà cho toàn bộ các thiết bị. Quy trình triển khai công tác quản lý tài chính Nguồn tài chính xây dựng phải luôn được sử dụng rõ ràng, minh bạch và hợp lý. Do đó, quản lý tài chính trở thành một thành phần quan trọng của quy trình quản lý căn hộ chung cư. Sau đây là quy trình quản lý tài chính được Lên kế hoạch thu tài chính. Lên kế hoạch chi quỹ tiền mặt. Lập kế hoạch báo cáo quá trình thu chi hàng tháng hoặc định kỳ. Xây dựng kế hoạch cụ thể để phối hợp với các bộ phận nhằm hỗ trợ công tác quản lý tài chính của tòa nhà. Quy trình quản lý nhân sự tòa nhà Để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng, nhân sự của tòa nhà cần phải được đào tạo một cách có hệ thống và chuyên nghiệp. Sau đây là quy trình quản lý vận hành nhân sự tòa nhà Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự phù hợp với nhu cầu của tòa nhà Xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp nhằm phân bố nhân sự hợp lý. Phối hợp giữa các bộ phận để công tác quản lý được tiến hành hiệu quả Quy trình quản lý hành chính tòa nhà Quy trình quản lý hành chính là một yếu tố đánh giá tính chuyên nghiệp của tòa nhà. Hệ thống tòa nhà sẽ rơi vào tình trạng lộn xộn và không thể kiểm soát nếu quy trình nghiệp vụ hành chính không được thực hiện. Quy trình quản lý hành chính sẽ bao gồm các hoạt động sau Lập biểu mẫu quản lý tòa nhà gồm những việc chuyển nhận thư tín, văn bản, chứng từ… Xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chi tiết Triển khai công tác báo cáo định kỳ hàng tháng, quý… Lập kế hoạch phối hợp với các bộ phận khác để đạt hiệu quả tốt nhất và tối ưu công tác quản lý vận hành tòa nhà Quy trình làm báo cáo Định kỳ hàng tuần, tháng, quý, các bộ phận quản lý cần phải báo cáo đầy đủ về công tác quản lý tòa nhà… Việc báo cáo này sẽ giúp cho chủ đầu tư và ban giám sát nắm bắt tình hình, có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp. Đặc biệt, việc báo cáo quy trình quản lý tòa nhà phải khách quan, trung thực và trình bày đúng theo các vấn đề mà chủ đầu tư quan tâm. Báo cáo cũng là một trong những tiêu chí để xem xét sự chuyên nghiệp trong quy trình quản lý vận hành. Bởi các số liệu làm báo cáo sẽ thể hiện rõ được các phần việc trong toàn bộ quy trình có được thực hiện một cách chính xác và nghiêm túc hay không. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý vận hành tòa nhà và chung cư, Post hiện đã là đơn vị đồng hành với nhiều chủ đầu tư lớn. Đảm bảo các quy trình thực hiện một cách chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ luôn được đảm bảo tốt nhất. Bên cạnh đó, Post sẵn sàng đội ngũ có chuyên môn nghiệp vụ cao phù hợp để phục vụ cho nhiều công trình có quy mô lớn trên cả nước. Trên đây là những quy trình vận hành tòa nhà mà muốn chia sẻ đến các bạn. Chúng tôi mong rằng bài viết này sẽ mang lại cho bạn những thông tin hữu ích trong công tác vận hành tòa nhà. Nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết hoặc có nhu cầu về dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà, hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận tư vấn hoàn toàn miễn phí! Quản lý vận hành tòa nhà là hạng mục nhận được rất nhiều quan tâm của các chủ đầu tư, đơn vị quản lý bất động sản trong thời gian gần đây. Vậy hạng mục này gồm những công việc gì, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết ngay sau đây. 1. Quản lý vận hành tòa nhà là gì?2. Công tác quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những công việc gì? Công tác quản lý an Công tác quản lý vệ Công tác quản lý bảo trì – sửa chữa kỹ thuật tòa Công tác quản lý hành Công tác quản lý khách Quản lý tài chính3. Làm thế nào để quản lý vận hành tòa nhà thật tốt? 1. Quản lý vận hành tòa nhà là gì? Quản lý vận hành tòa nhà là tập hợp các thao tác quản lý được xây dựng theo một quy trình có căn cứ khoa học nhằm đảo bảo các hoạt động của tòa nhà được diễn ra một cách trơn tru, an toàn và hiệu quả nhất. Quản lý vận hành tòa nhà bao gồm nhiều đầu việc phải xử lý Quản lý vận hành tòa nhà sẽ tác động đến hầu hết các khía cạnh trong quá trình khai thác sử dụng của tòa nhà từ hệ kết cấu, kiến trúc – nội thất, hệ thống thang máy, điện nước, phòng cháy chữa cháy… cho đến các tiện ích và dịch vụ gia tăng khác như vệ sinh, cảnh quan, nhân công – nhân sự… Quản lý vận hành tòa nhà hiện nay được chia thành 2 loại là Quản lý vận hành tòa nhà chung cư Quản lý vận hành tòa nhà văn phòng 2. Công tác quản lý vận hành tòa nhà bao gồm những công việc gì? Mỗi loại hình bất động sản sẽ có cơ chế vận hành và quản lý khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung, công tác quản lý vận hành tòa nhà sẽ tác động và điều phối các khía cạnh sau Công tác quản lý an ninh Đây là công tác không chỉ đảm bảo an toàn cho cư dân, khách hàng sử dụng tòa nhà mà còn đảm bảo trực tiếp lợi ích của chủ đầu tư. Quản lý an ninh thông qua hệ thống camera/ CCTV giám sát Công tác này thường bao gồm việc bố trí nhân sự và triển khai kế hoạch giám sát người ra vào tòa nhà, ra vào bãi xe và giám sát trông nom các phương tiện tại bãi đỗ. Ngoài ra, quản lý an ninh còn thể hiện ở các mặt như kiểm soát hàng hóa, vận chuyển đồ đạc ra vào, giải quyết và xử lý các mâu thuẫn… Để công tác diễn ra hiệu quả, đơn vị quản lý tòa nhà thường sử dụng các hệ thống như camera/ CCTV… hỗ trợ. Công tác quản lý vệ sinh Để mang lại môi trường sống và không gian xanh – sạch – đẹp thì vệ sinh là công tác không thể thiếu trong quản lý vận hành tòa nhà. Thông thường các hoạt động vệ sinh các không gian chung như hành lang, cầu thang, tiền sảnh, nhà vệ sinh công cộng… sẽ được diễn ra hàng ngày. Trong khi đó, việc tổng vệ sinh cải tạo cảnh quan… sẽ được thực hiện định kỳ theo tháng hoặc quý. Thời gian cụ thể sẽ phụ thuộc vào đặc trưng các hạng mục của công trình. Công tác quản lý vệ sinh tòa nhà được triển khai theo kế hoạch Để công tác quản lý vệ sinh tòa nhà diễn ra thuận lợi và bài bản, đơn vị phụ trách cần có sự tìm hiểu và khảo sát tình hình thực tế toàn bộ diện tích và các không gian của tòa nhà. Từ đó, đưa ra các đánh giá và đề xuất các kế hoạch vệ sinh cho từng hạng mục cụ thể. Xem thêm Dịch vụ vệ sinh tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp với Pan Services Hà Nội Công tác quản lý bảo trì – sửa chữa kỹ thuật tòa nhà Đây có thể coi là một trong những công tác đặc biệt quan trọng trong quản lý và vận hành tòa nhà. Bộ phận phụ trách cần phải triển khai các hoạt động khảo sát, đánh giá toàn bộ hệ thống các trang thiết bị như đường điện, chiếu sáng, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống truyền thông điện thoại, wifi…, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống thang máy, thang thoát hiểm… Căn cứ vào thực trạng của hệ thống thiết bị này, bộ phận phụ trách công tác quản lý bảo trì – sửa chữa kỹ thuật tòa nhà sẽ khắc phục và sửa chữa những sự cố đang diễn ra. Đồng thời, lập kế hoạch và đưa và các phương án vận hành – bảo trì cụ thể cho hệ thống cơ sở vật chất này trong quá trình tòa nhà đi vào hoạt động. Qua đó, duy trì sự ổn định, góp phần đảm bảo sự an toàn cho người sử dụng, nâng cao chất lượng của tòa nhà. Hệ thống kỹ thuật của tòa nhà chung cư Bên cạnh đó, việc quản lý bảo trì tòa nhà tốt còn góp phần kéo dài tuổi thọ cho tài sản của chủ đầu tư. Việc này đồng nghĩa với việc thời gian khai thác bất động sản được kéo dài lên, giá trị và lợi nhuận mà chủ đầu tư nhận về cũng sẽ tăng lên đáng kể. Nếu vẫn còn những băn khoăn liên quan đến hạng mục quản lý kỹ thuật tòa nhà bạn có thể tham khảo chi tiết tại bài viết Những thông tin cần biết về quản lý kỹ thuật tòa nhà. Công tác quản lý hành chính Công tác quản lý hành chính của một tòa nhà bao gồm các hoạt động như Quản lý hồ sơ, tài liệu của tòa nhà gồm thư tín, chứng từ và các văn bản liên quan… Tổng kết báo cáo hoạt động của chung cư định kỳ. Từ đó, xây dựng quy trình triển khai báo cáo tổng kết định kỳ, báo cáo hàng tháng, hàng quý. Tuyển dụng nhân sự bao gồm các công việc như tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn, đào tạo… Thông qua đó, luôn đảm bảo đủ nhân lực để triển khai các hoạt động vận hành tòa nhà. Liên hệ, làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài nếu có. Các công tác quản lý hành chính được xây dựng nhằm đảm bảo các hoạt động nội bộ và đối ngoại diễn ra thuận lợi. Từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý vận hành tòa nhà. Công tác quản lý khách hàng Đối với bất kỳ tòa nhà nào thì cư dân và khách hàng thuê mặt bằng cũng đóng vai trò rất quan trọng. Họ là người trực tiếp sử dụng và trải nghiệm chất lượng công trình – dịch vụ tại các tòa nhà. Chính vì vậy công tác quản lý khách hàng là không thể thiếu. Công tác này thường bao gồm các hoạt động như Tìm khách thuê đối với quản lý tòa nhà văn phòng. Hoạt động này thường được kết hợp với các chương trình truyền thông, nhằm giúp chủ đầu tư có thể cho thuê hết các mặt bằng trống. Thông thường đơn vị phụ trách còn hỗ trợ chủ đầu tư tiếp đón và giới thiệu mặt bằng Quản lý hợp đồng thông qua các hoạt động tư vấn pháp luật, soạn thảo hợp đồng, tổ chức ký kết… Chăm sóc khách hàng, đáp ứng và giải quyết các nhu cầu của khách hàng, cư dân trong quá trình sử dụng và sinh sống. Thay mặt chủ BĐS là cầu nối làm việc cùng khách hàng. Thông qua quy trình làm việc chuyên nghiệp, tác phong nhanh nhẹn, giải quyết triệt để các vấn đề khách hàng, cư dân đang gặp phải để nâng cao uy tín của chủ đầu tư. Chủ động thông báo những tin tức mới, thời hạn thu tiền dịch vụ định kỳ… Quản lý khách hàng giúp tạo dựng uy tín chủ đầu tư Công tác quản lý khách hàng không chỉ giúp khách hàng, cư dân có trải nghiệm chất lượng dịch vụ tốt hơn mà còn nâng cao uy tín của chủ đầu tư. Khi các vấn đề kiến nghị được giải quyết hợp lý và nhanh chóng, khách hàng và cư dân sẽ có thêm niềm tin, sự tín nhiệm với chủ đầu tư. Đây chính là tiền đề quan trọng cho sự phát triển của chủ đầu tư trong các dự án tiếp theo. Quản lý tài chính Tài chính là một mảng hoạt động không thể thiếu trong công tác quản lý vận hành tòa nhà. Công tác này bao gồm việc Lên kế hoạch và quản lý hoạt động thu, chi của tòa nhà bao gồm các khoản chi phí bảo trì, duy tu, các khoản thu phí dịch vụ định kỳ từ khách hàng… Lập báo cáo tài chính định kỳ theo tháng, quý hoặc năm một cách chi tiết và gửi tới chủ đầu tư. Tham vấn, hỗ trợ chủ đầu tư xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp nhằm tối ưu hiệu quả khai thác tài sản bất động sản. Quản lý công khai minh bạch quỹ tiền thu tới cư dân, khách hàng . Công tác quản lý tài chính phải công khai, minh bạch, đảm bảo lợi ích của khách hàng và chủ đầu tư Thông qua các hoạt động quản lý tài chính, chủ đầu tư có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình và đánh giá hiệu quả khai thác bất động sản của mình. Từ đó có thể đưa ra các kế hoạch điều chỉnh hoạt động một cách hợp lý, tối đa hóa lợi ích. Xem thêm Những yếu tố ảnh hưởng tới phí dịch vụ quản lý tòa nhà 3. Làm thế nào để quản lý vận hành tòa nhà thật tốt? Quản lý vận hành tòa nhà là hoạt động sẽ diễn ra song song trong quá trình tòa nhà đi vào khai thác sử dụng, đồng thời nó sẽ tác động đến tất cả các khía cạnh của tòa nhà. Chính vì vậy, việc quản lý vận hành có hiệu quả hay không có tác động không nhỏ đến trải nghiệm sống của cư dân, khách hàng và lợi ích của chủ đầu tư. Để quá trình quản lý vận hành tòa nhà diễn ra tốt đơn vị quản lý cần Xây dựng một quy trình quản lý tốt và vận hành thật bài bản. Để làm được điều này, đơn vị quản lý cần phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng thực trạng vận hành của tòa nhà. Từ đó đưa ra những phương thức sao cho phù hợp. Bên cạnh đó, các bộ phận phụ trách không những cần tập trung vào làm tốt phần công việc của mình mà còn cần kết hợp nhuần nhuyễn với nhau. Điều này đòi hỏi quy trình quản lý phải thực sự hệ thống và tối ưu. Áp dụng công nghệ vào công tác quản lý. Thời đại công nghệ số cho ra đời nhiều phần mềm hiện đại. Chúng là trợ thủ đắc lực cho con người, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả quản lý vận hành tòa nhà. Đội ngũ ban quản lý có năng lực và chuyên môn. Dù quy trình có tốt, phần mềm có hiện đại đến mấy nhưng yếu tố con người không đảm bảo thì hoạt động quản lý chắc chắn sẽ không mang lại hiệu quả như mong muốn. Nhân sự quản lý cần là những người có kiến thức chuyên môn, được đào tạo bài bản chuyên nghiệp và có kỹ năng xử lý tình huống tốt. Pan Services Hà Nội là một đơn vị quản lý bất động sản sở hữu đầy đủ những điều kiện cần trên. Thừa hưởng kinh nghiệm từ tập đoàn mẹ Nihon House – tập đoàn quản lý bất động sản hàng đầu Nhật Bản, Pan Services Hà Nội tự tin với chất lượng dịch vụ của mình. Pan Services Hà Nội – Đơn vị quản lý bất động sản hàng đầu hiện nay Quy trình quản lý vận hành tòa nhà tại Pan Services Hà Nội được nghiên cứu kỹ lưỡng và xây dựng phù hợp với từng mô hình bất động sản khác nhau. Dù là chung cư hay tòa nhà văn phòng… chúng tôi luôn có sẵn các quy trình và kịch bản quản lý đáp ứng mọi nhu cầu của chủ đầu tư. Bên cạnh đó, Pan Services Hà Nội còn sở hữu đội ngũ nhân sự đông đảo với hàng trăm cán bộ cấp cao có chuyên môn cao, được đào tạo bài bản. Mỗi cá nhân của Pan Services Hà Nội luôn hết mình trong công việc và tận tâm với khách hàng. Để nâng cao chất lượng và trải nghiệm của khách hàng, Pan Services Hà Nội áp dụng phần mềm quản lý Home ID. Thông qua phần mềm này, tại bất kỳ đâu, bất cứ lúc nào chủ đầu tư đều có thể kiểm tra tình trạng vận hàng tòa nhà của mình. Phần mềm quản lý hiện đại được ứng dụng trong công tác quản lý vận hành của Pan Services Với những thế mạnh kể trên, Pan Services chắc chắn sẽ mang tới dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà uy tín chất lượng. Giúp chủ đầu tư tối đa hóa lợi nhuận, quản lý tòa nhà một cách tốt nhất với chi phí ít nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được trải nghiệm dịch vụ đẳng cấp quốc tế Địa chỉ Tầng Lửng, Tòa nhà Văn phòng HEID, Ngõ 12 Láng Hạ, P. Thành Công, Q. Ba Đình, TP. Hà Nội, Việt Nam. Điện thoại 0243 934 5199 Hotline 0866 95 11 95 Email hanoi Website Bài viết này hữu ích như thế nào? Nhấp vào một ngôi sao để xếp hạng nó! Đánh giá trung bình 3 / 5. Số vote 2 Không có phiếu bầu nào cho đến nay! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết này. Quản lý tòa nhà văn phòng bao gồm các hoạt động quản trị, vận hành, bảo trì… nhằm mang lại không gian sinh hoạt an toàn, thỏa mái cho khách thuê đồng thời tăng cường lợi nhuận cho chủ đầu tư. Để thực hiện tốt công tác này đòi hỏi đơn vị quản lý phải có quy trình bài bản, hệ thống và giàu kinh nghiệm thực tế. Pan Services Hà Nội là một đơn vị hội tụ đầy đủ những yếu tố nay, Pan Services Hà Nội đang cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng trọn gói với chất lượng hàng đầu, được đông đảo chủ đầu tư lựa chọn và tin dùng. Services gói dịch vụ PAN SERVICES Hà Nội cam kết không ngừng cải tiến nhằm đem đến các giá trị ngày càng cao cho khách hàng Quản lý vận hành Đảm bảo vận hành kỹ thuật Quản lý vệ sinh Quản lý an ninh Quản lý tài chính Tiếp thị cho thuê Chăm sóc khách thuê Quản lý vận hành Đảm bảo vận hành kỹ thuật Quản lý vệ sinh Quản lý an ninh Quản lý tài chính Tiếp thị cho thuê Chăm sóc khách thuê Quy trình triển khai dịch vụ Xây dựng phương án quản lý Thế mạnh của Pan Services Hà Nội Kinh nghiệm dày dặnPan Services Hà Nội là thành viên của tập đoàn Nihon Housing - Công ty hàng đầu tại Nhật Bản hoạt động trong lĩnh vực BĐS và quản lý tòa nhà. Kế thừa gần 60 năm kinh nghiệm từ tập đoàn mẹ lớn mạnh, Pan Services Hà Nội luôn thấu hiểu nhu cầu đa dạng của khách hàng và cung cấp những giải pháp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả. Quy trình làm việc bài bảnPan Services Hà Nội sở hữu quy trình làm việc chuyên nghiệp vốn có, cộng thêm ứng dụng từ kinh nghiệm thành công thực tiễn của tập đoàn mẹ, không ngừng phát triển và cải tiến mỗi ngày, qua đó xây dựng quy trình quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả chuẩn Nhật Bản, phù hợp với từng đơn vị cụ thể. Tối ưu chi phí, thu về lợi nhuận nhanhSử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp và trọn gói của Pan Services Hà Nội cung cấp giúp quý khách tinh giản bộ máy hành chính và tối ưu số lượng nhân sự. Qua đó, quý khách hàng sẽ tiết kiệm dược chi phí, thời gian và công sức. Đồng thời, nâng cao giá trị tòa nhà, thu hút thêm khách hàng cho bất động sản và thu về lợi nhuận một cách hiệu quả. Tư vấn quản lý chuyên nghiệpBên cạnh việc cung cấp các dịch vụ quản lý toà nhà văn phòng trọn gói, Pan Services Hà Nội còn có dịch vụ hỗ trợ và tư vấn khách hàng chuyên nghiệp. Chúng tôi hiểu rằng, mỗi tòa nhà văn phòng đều có những công năng và quy trình quản lý khác nhau. Qua đó, Pan Services Hà Nội sẽ tư vấn dịch vụ và các phương pháp phù hợp với quy mô và cách vận hành của từng tòa nhà. Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, tận tâmPan Services Hà Nội luôn tự hào khi sở hữu đội ngũ nhân sự hùng hậu, tận tâm và chuyên nghiệp. Với hơn 2000 chuyên viên cùng 100 cán bộ quản lý cấp cao, đồng thời liên tục tuyển dụng và đào tạo nhân sự các vị trí ban quản lý, nhân viên lễ tân, nhân viên an ninh, nhân viên vệ sinh…. Chúng tôi tự tin đáp ứng nhu cầu về nguồn nhân lực chuyên môn cao cho tất cả các toà nhà. Ứng dụng công nghệ thông minhPan Services Hà Nội áp dụng công nghệ hiện đại vào quy trình quản lý tòa nhà văn phòng, tránh việc quản lý bằng các phương pháp thủ công nhiều rủi ro và sai sót, mang lại nhiều lợi ích cho chủ đầu tư và dân cư, khách thuê. Chúng tôi sử dụng phần mềm Home ID, quản lý tất cả dữ liệu, công việc, hồ sơ và hoá đơn các khoản thu chi… giúp quy trình quản lý trở nên dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Khách hàng của chúng tôi Đặt dịch vụ online Vui lòng điền các thông tin form bên cạnh về yêu cầu dịch vụ của bạn, chúng tôi sẽ liên hệ với bạn để tư vấn về dịch vụ

quản lý vận hành tòa nhà văn phòng